Manon Raats

Communicatie & cultuur

Case: De Verbinding – 10 jaar Betuweroute

06/04/2018

Zes oktober 2017 om 18.30 uur was het zover! 10 jaar Betuweroute vierden we samen met ruim 300 oud-collega’s. Zoals dat meestal gaat, was het idee voor het event zes maanden eerder ontstaan op een vrijdagavond in het café. In dit geval met oud-collega’s na de afscheidsreceptie van oud-Betuweroute directeur Patrick Buck. Met veel enthousiasme, geloof in de goede afloop, investeren van tijd en moeite lukte het ons het café-idee ook echt te realiseren. Maar hoe pak je het aan? Een event organiseren met een bekende doelgroep en een beschikbaar budget is één ding. Maar hoe krijg je het voor elkaar als je dat beide niet hebt. Hoe krijg je oud-collega’s zo gek te komen? Hoe spoor je ze op? Hoe zorg je voor geld? En welke communicatiemiddelen zet je in? Het was een bijzondere, leerzame en leuke reis…

De uitdaging

In 2007 opende Koningin Beatrix de Betuweroute – één van de grootste naoorlogse infrastructurele werken in ons land. Tien jaar later ontstond, tijdens de afscheidsreceptie van oud-Betuweroute en ProRail directeur Patrick Buck, spontaan het idee om stil te staan bij deze mijlpaal en die te vieren met alle betrokken oud-medewerkers.

Jarenlang was er sámen gewerkt aan de goederenlijn tussen haven en grens, tussen zee en Zevenaar. Een pioniersperiode die ondanks, of misschien wel dankzij, de roemruchte ontstaansgeschiedenis, de enorme schaalgrootte, de technische hoogstandjes en het veeleisende contact met aanwonenden tot daadkracht en onderlinge saamhorigheid leidde. Dat gevoel wilden we opnieuw beleven

Maar hoe vind je na tien jaar 2000 oud-collega’s terug? Velen werken in andere functies en bij nieuwe werkgevers, anderen zijn al met pensioen. Hoe bereik je hen? Met als enige houvast een 10 jaar oude namenlijst … en zonder startbudget.

De aanpak

Met tien voormalige collega’s richtten we stichting De Verbinding – 10 jaar Betuweroute op en openden we een bankrekening. Als begin van een online, actieve campagne, verstuurden we naar de ons nog bekende adressen uitnodigingen mét de aansporing collega’s op te sporen. We schreven hiervoor de teksten zelf, en het creatieve bureau Launderette creëerde op basis van de oude projecthuisstijl een eigen look en feel voor de campagne. Op LinkedIn en Facebook startten we besloten groepen om nieuws te delen, te inspireren en oud-collega’s op te sporen. En we brachten tweewekelijks een nieuwsbrief uit waarin we oud-collega’s lieten vertellen over hun mooiste herinneringen aan de Betuweroute en hun huidige bezigheden.

Maar de uitdaging zat ook in de financiering van het event. Naast het werven van sponsoren onder de toentertijd betrokken detacherings- en ingenieursbureaus, vroegen we de oud-collega’s een bijdrage. Hiervoor gebruikten we het online platform ikbenaanwezig.nl ’. Een bestaande website met een betaalfunctie waar een eigen pagina in eigen look- en feel gemaakt kan worden.

“Via de social media werd met inspirerende terugblikken en letterlijk uitnodigende verhalen een feest van herkenning gecreëerd”
Taco Vergeer, projectmanager Waardse Alliantie Betuweroute, nu directeur Projecten Boskalis

Met ook de inzet van alle (interne) communicatie-en mediakanalen van de sponsoren, de actieve digitale campagne én gerichte persoonlijke communicatie, ging de sneeuwbal rollen en zo kwamen we uiteindelijk tot 900 actuele mailadressen en 300 oud-collega’s die maar wat graag wilden komen.

Het resultaat

En bijzonder was het! Op vrijdag 6 oktober 2017 mochten we ruim 300 gasten ontvangen in een toepasselijke omgeving: het Spoorwegmuseum in Utrecht. Met een programma dat vooral gericht was op ontmoeting, verbinding, delen van verhalen en anekdotes.

“10 jaar Betuweroute heeft de teamgeest onderstreept”
Karlineke Knaap, Technisch Toezichthouder Betuweroute, nu directeur Projecten & Spoor BAM Infra

Om ook na 10 jaar Betuweroute het gesprek tussen oud-collega’s te stimuleren én te stimuleren elkaar actief op te zoeken, vroegen we onze oud-collega’s vooraf naar hun functie destijds, hun huidige functie en naar hun mooiste herinnering, Met die input maakten we persoonlijke, speciale visitekaartjes, die onze oud-collega’s moesten uitwisselen. Zodat de nieuw gelegde verbindingen van blijvende waarde zijn. We ontvingen na afloop enthousiaste reacties. De vele foto’s en een videocompilatie van de avond deelden we via een laatste nieuwsbrief en via de besloten social media-kanalen. Ze vormen een blijvende herinnering.

“Ongelooflijk goed bezocht, met mensen uit alle geledingen”
Taco Vergeer, projectmanager Waardse Alliantie Betuweroute, nu directeur Projecten Boskalis

Wat vonden de oud-collega’s?

We vroegen het Karlineke Knaap, oud Technisch Toezichthouder Sophiaspoortunnel en Taco Vergeer, oud-projectmanager Waardse Alliantie.

Taco: “Bij een event dat 10 jaar na dato mensen bijeen moet brengen, vraag je je van te voren af of daar nog wel belangstelling voor is. De werkelijkheid heeft mijn verwachtingen stevig overtroffen. De grote belangstelling is natuurlijk deels te danken aan het unieke karakter van het project Betuweroute. Maar zeker ook aan de slimme aanloop naar het evenement toe. Via de social media werd met inspirerende terugblikken en letterlijk uitnodigende verhalen een feest van herkenning gecreëerd. Deze voorpret betaalde zich uit in een ongelooflijk aantal bezoekers, voeg daarbij de unieke locatie en een programma met volop ruimte voor herbeleving en verbinding. Ik heb heel veel contacten hernieuwd en lekker kunnen bijpraten met oud-collega’s die ik tijden niet gezien had. Wat mij betreft doen we dit over 10 jaar weer!

Karlineke: “de Verbinding werd een unieke avond. Ik heb genoten van het weerzien met mensen die ik sinds de Betuweroute niet meer had gezien. Als Technisch Toezichthouder ben ik daar begonnen aan mijn eerste baan. Er werd samen hard gewerkt en er ontstond een hechte groep. Gelukkig was er tijdens het event genoeg ruimte om elkaar weer te spreken. Je merkte zelfs al bij toespraken dat het onrustig werd als het wat langer duurde. Mensen wilden vooral elkaar zien!

De promotie vooraf om oud-collega’s na tien jaar weer op te sporen en voor het event te enthousiasmeren was natuurlijk helemaal fantastisch. Heel knap hoe ze dat gedaan hebben met leuke verhalen, filmpjes en foto’s. Ook de bijzondere visitekaartjes met je oude en nieuwe functie en een citaat vind ik echt een vondst. Zo kun je makkelijker contact blijven houden. Er was zelfs iemand die bij gesprekken even inbrak om de kaartjes te verzamelen. Grappig, maar het zegt wel iets over de bijzondere band tussen de mensen die aan de Betuweroute werkten. Dat heeft dit evenement nog eens onderstreept”