In het traject van de Proefcasus Eindhoven Airport werd voormalig staatssecretaris Pieter van Geel in oktober 2018 benoemd als onafhankelijke verkenner. Zijn opdracht was de verschillende belangen, meningen en feiten te wegen om zo tot een zo breed mogelijk gedragen advies aan de minister te komen. Namens het ministerie van Infrastructuur en Waterstaat (IenW) werd hij daarin bijgestaan door projectleider Zuhal Gül en haar team. Binnen dit team was Manon verantwoordelijk voor de opzet en de uitvoering van het omgevingsmanagement, communicatie en woordvoering.

Snelkookpan

“Het unieke aan dit project is dat we in vier maanden tijd moesten zorgen dat er een advies kwam, dat vooruitlopend daarop alle input opgehaald werd, dat de gesprekken met alle stakeholders gevoerd werden en dat we gaandeweg ook enkele grote publieksbijeenkomsten organiseerden. En dat met een projectteam van vier personen. We hadden bijna elke maand wel een of twee grote publieksbijeenkomsten voor honderden deelnemers. Dat maakte het echt tot een snelkookpan. Handen uit de mouwen en zorgen dat het voor elkaar komt.”

In één keer goed

Vooruitlopend op de Luchtvaartnota gold de Proefcasus als voorbeeld voor de landelijke discussie over de groei van de luchtvaart. “Een eerdere aanpak om de toekomst van de luchthaven vorm te geven had niet echt lekker uitgepakt en had in de regio voor teleurstelling en wantrouwen gezorgd”, zo schildert Manon de omstandigheden bij de start van het project. “Om tegen die achtergrond met een zo breed mogelijk gedragen advies te komen, moest onze aanpak dus direct vanaf de start in één keer goed zijn. Dat vroeg om innovatiekracht in het participatieproces en top communicatie.” Zo werd Eindhoven dé proeftuin voor de toekomst van onze nationale luchtvaart

Vloeibaar proces

Bij de Proefcasus waren veel partijen betrokken; overheden, bewoners, bedrijven en natuurlijk de luchthaven zelf. Manon: “Allemaal partijen met vaak tegengestelde belangen. Hoe kom je dan tot een ontwikkelrichting waar iedereen zich in kan vinden? Om te beginnen werd er een startnotitie opgesteld, een online platform opgetuigd en bijeenkomsten gepland. Manon: “Die startnotitie was een puur ambtelijk stuk. Niet alles dichttimmeren, maar alles zo globaal mogelijk houden. Dat bleek in dit geval een goede zet. Want zo werd het een vloeibaar proces dat op een natuurlijke wijze zijn weg vond.”

Trendbreuk

“Met elkaar benoemden we de basispunten. Afhankelijk van de vraag of de kennisbehoefte formeerden we werkgroepen en voorzagen die van middelen en faciliteiten om zelf onderzoeken uit te laten voeren. Zo haalden we via joint fact finding bij experts de antwoorden op voor de vragen die er lagen.” Achteraf omschreef Cees Beemer van de Klankbordgroep Eersel het open overleg tijdens de Proefcasus met waardering als eerste trendbreuk. “We konden zeggen wat we wilden en kregen elk rapport. Op een gegeven moment zeiden we: doe ons maar een nieuw rapport, waarin de effecten van een krimp naar 30.000 vluchten is uitgewerkt. Wat wij vroegen, hebben we gekregen.”

ConsultingKids

Een bijzonder aspect was ook de actieve deelname van de jongste groep stakeholders. Zo werden zelfs basisschoolkinderen uit de regio als eigenaars en vormgevers van de toekomst uitgenodigd mee te denken. Manon: “Volwassenen zijn gewend aan hoe een vliegveld eruitziet en hoe vliegtuigen opstijgen. Kinderen vinden dat dit veel beter kan. Dit inspireerde ons kritisch te kijken naar hoe vliegvelden eruitzien.” Dat leverde een lijst met ruim dertig adviezen en 112 brieven op aan de verkenner en de minister.

Snel schakelen

“Het is van groot belang dat je jezelf vooral niet neerzet als instituut en dat je open en transparant bent. Als je iets niet weet, geef dat dan aan. Op die manier investeer je in onderling vertrouwen en een succesvolle samenwerking, ongeacht de uitkomst daarvan. Het goede in een samenwerking moet je met elkaar verdienen. Uiteraard zijn er gaandeweg ook pittige discussies gevoerd, maar dat houdt iedereen scherp. We begrepen elkaar goed en konden zo snel schakelen.”

Zichtbaar maken

De manier waarop de stakeholders zowel in de onderzoeken als in de complete aanpak werden meegenomen is volgens Manon kenmerkend voor de Proefcasus. “We namen ze vanaf het begin mee in zowel het proces als de onderzoeken. Voor het vertrouwen is het van vitaal belang dat je duidelijk zichtbaar maakt wat je aanpak en filosofie zijn om samen tot antwoorden te komen. Telkens als er nieuwe onderzoeksresultaten beschikbaar kwamen hebben we die zowel online als tijdens fysieke bijeenkomsten gedeeld. Met behulp van de kanjers in mijn netwerk maakte ik dan een heldere vertaalslag zodat die uitkomsten ook voor iedereen begrijpelijk waren. Daarnaast zorgden we ervoor dat die boodschappen ook in de vorm van kwalitatief hoogwaardige content bij de media terechtkwamen.

Notadokter

Die kwaliteitsslag werd ook toegepast op het eindproduct. “Voordat het rapport verscheen, heb ik dat stuk door het team in samenwerking met ‘mijn notadokter’ laten redigeren. Vanuit verschillende hoeken kregen we nadien de complimenten dat dit advies qua leesbaarheid echt een verademing was ten opzichte van de doorgaans moeilijk verteerbare Haagse brei vol ambtelijke taal en jargon. Ook daarmee geef je aan dat je werkt volgens de menselijke maat. De enige manier om een brug te slaan tussen bewoners, het bedrijfsleven en de politiek.”

Woordvoering

Er moest vanuit communicatie in korte tijd veel opgezet en gerealiseerd worden. Manon: “Enkele informatiebijeenkomsten voor een paar honderd belangstellenden in het Evoluon, de lopende communicatie omtrent de onderzoeken en de uitkomsten, de contacten met de media, het produceren van een lijvig en leesbaar rapport, de uiteindelijke persconferentie en natuurlijk een grote slotbijeenkomst. “Daarnaast mocht ik ook de woordvoering doen op zo’n groot dossier. Voor mij was dat een bijzonder waardevolle ervaring.”

Van A tot Z

Omdat minister Cora van Nieuwenhuizen van IenW niet bij de slotbijeenkomst in het Evoluon kon zijn, reisden Manon en het team eind april 2019 naar Den Haag voor de overhandiging van het adviesrapport. “Als Mohammed niet naar de berg komt, dan moet de berg maar naar Mohammed. Daarom zorgden we voor toestemming om het bezoek te mogen filmen. Zo konden we de overhandiging en de reactie van minister ’s avonds in een volle Philipszaal op het grote scherm delen zodat de aanwezigen bijna rechtstreeks getuige konden zijn van dat bijzondere moment. We hadden het hele proces tenslotte samen van A tot Z doorlopen.”

Betrokkenheid

Juist het agenderen van zo’n project tot op de hoogste bestuurlijke niveaus is volgens Manon enorm belangrijk. “Zo lieten we betrokkenheid zien bij de inspanning die we samen met de regio hadden geleverd. Bewoners en bedrijven krijgen daarmee de erkenning dat er serieus naar hun zorgen en wensen is geluisterd. Als ik terugkijk op dat project kan ik niet anders dan heel erg trots zijn op wat we met elkaar in zo’n korte periode van vier maanden hebben bereikt. Dat bewijst voor mij vooral wat er wél mogelijk is als je er samen voor gaat.”

Lessons learned

• Timmer bij aanvang niet alles dicht zodat het een vloeibaar proces wordt dat op natuurlijke wijze zijn weg vindt.
• Richt je proces en communicatie naar alle partijen goed in en probeer iedereen zo goed mogelijk in zijn of haar rol neer te zetten.
• Luister goed naar alle vragen, wensen en gevoelens en zorg door middel van joint fact finding samen voor objectieve informatie en antwoorden. Geef de omgeving daar een actieve rol in.
• Wees open en transparant. Als je iets niet weet, geef dat dan aan. Op die manier investeer je in onderling vertrouwen en een succesvolle samenwerking, ongeacht de uitkomst daarvan.
• Maak de inbreng en standpunten van alle betrokken partijen in je advies zichtbaar zodat je kunt laten zien dat je ze hebt gehoord en welke afwegingen er gemaakt zijn.